Documents polonais : traduction et apostillePour le consulat de Pologne et pour les autorités suisses, dans les deux sens
Vous vivez en Suisse et le consulat de Pologne vous demande de faire transcrire au registre polonais une naissance ou un mariage survenu en Suisse ? Ou l’état civil suisse réclame la traduction d’un odpis aktu urodzenia ou d’un jugement polonais ? Nous traduisons dans les deux sens. Vérifiez d’abord ci-dessous ce dont votre document a besoin : pour une transcription en Pologne, la loi polonaise dit précisément qui peut traduire.
Vous avez un document suisse à présenter au consulat de Pologne
Transcription (transkrypcja) d’une naissance, d’un mariage ou d’un décès survenu en Suisse, premier passeport d’un enfant, numéro PESEL, succession : le consulat à Berne reçoit le dossier, en personne sur rendez-vous ou par courrier. Voici l’ordre à suivre.
- Demander l’acte suisse et le faire apostiller. Pour la transcription, l’ambassade de Pologne demande l’original de l’acte étranger muni de l’apostille. Elle est délivrée par l’autorité du canton qui a établi l’acte : dans le canton de Vaud, le Bureau des légalisations de la préfecture de Lausanne, à Genève, le service des légalisations à Onex.
- Faire traduire en polonais par un traducteur habilité. La traduction doit être faite par un traducteur assermenté inscrit sur la liste du ministère polonais de la Justice, par un traducteur assermenté habilité dans un pays de l’Union européenne ou de l’EEE, ou par le consul. Dites-nous que la traduction est destinée à une transcription : nous en tenons compte.
- Déposer le dossier au consulat. La demande de transcription se dépose sur rendez-vous pris sur e-konsulat, ou s’envoie par courrier. Pour un enfant, joignez aussi l’acte de naissance du parent qui n’a pas d’acte polonais, apostillé et traduit, sinon l’acte transcrit peut rester incomplet.
Le piège : un traducteur assermenté suisse ne figure pas dans la liste
La liste publiée par l’ambassade cite les traducteurs assermentés polonais, ceux de l’Union européenne et de l’EEE, et le consul. La Suisse n’y figure pas. Une traduction faite par un traducteur assermenté en Suisse risque donc d’être refusée pour une transcription. Précisez-nous l’usage dès la demande de devis.
Vous avez des documents polonais à utiliser en Suisse
Le polonais n’est pas une langue officielle de la Suisse : l’état civil et les autres autorités peuvent exiger une traduction. Les actes polonais sont pourtant simples à faire reconnaître, à condition de demander le bon modèle.
- Demander le odpis wielojęzyczny. La Pologne délivre des extraits plurilingues d’actes de naissance, de mariage et de décès. Comme la Pologne et la Suisse appliquent la convention de Vienne de 1976, ils sont acceptés sans légalisation, et leurs rubriques sont en français.
- Faire apostiller les autres documents en Pologne. Un odpis zupełny, un jugement, un extrait de casier judiciaire ou un diplôme reçoit l’apostille du ministère polonais des Affaires étrangères.
- Faire traduire en français par un traducteur assermenté. Nous les traduisons à partir de l’original apostillé, mentions et tampons compris, et en faisons une traduction certifiée. Le urząd stanu cywilnego devient, dans nos traductions, le « bureau d’état civil ».
- Légaliser la traduction si l’autorité le demande. Un notaire légalise la signature du traducteur (exemple du canton de Vaud). Nous vous disons quand c’est utile, et quand une traduction certifiée suffit.
Les documents polonais que nous traduisons le plus
| Nom en polonais | Nom français | Usage en Suisse | Remarque |
|---|---|---|---|
| odpis wielojęzyczny aktu urodzenia | extrait plurilingue d’acte de naissance | mariage, permis, naturalisation | sans légalisation, souvent sans traduction |
| odpis zupełny aktu urodzenia | copie intégrale d’acte de naissance | filiation, dossiers complets | apostille et traduction |
| odpis aktu małżeństwa | acte de mariage | permis, regroupement familial | modèle plurilingue si possible |
| odpis aktu zgonu | acte de décès | succession, veuvage | modèle plurilingue si possible |
| zaświadczenie o niekaralności (KRK) | extrait de casier judiciaire | permis, naturalisation, emploi | apostille du ministère |
| wyrok rozwodowy | jugement de divorce | remariage, mise à jour de l’état civil | avec la mention de prawomocność |
| dyplom, świadectwo | diplôme, certificat | reconnaissance, études, emploi | apostille du ministère |
Pour le détail par document : acte de naissance, acte de mariage, jugement de divorce, casier judiciaire et diplôme. Pour le reste de la langue, voir notre page traduction polonais.
Devis et délais
Le prix dépend du nombre de pages, de la mise en page et de la certification demandée. Une photo du document suffit pour un devis gratuit. Tout se fait à distance, par WhatsApp, téléphone ou formulaire, depuis Lausanne comme depuis le reste de la Suisse.
Nous travaillons vite. Indiquez-nous la date de votre rendez-vous ou le délai fixé par l’autorité : nous en tenons compte dès le devis.
Ambassade et consulats de Pologne en Suisse
La section consulaire de l’ambassade de Pologne à Berne traite toutes les démarches pour la Suisse, sur rendez-vous pris sur e-konsulat.
Deux consulats honoraires, à Bâle et à Lugano, aident pour des démarches simples. Comme le précise l’ambassade, ils ne traitent ni les passeports, ni la nationalité, ni les affaires juridiques. Un troisième consulat honoraire se trouve à Vaduz, au Liechtenstein.
| Représentation | Adresse et téléphone | Cantons |
|---|---|---|
| Section consulaire de l’ambassade de Pologne à Berne | Elfenstrasse 20a, 3006 Berne031 358 02 13 | Toute la Suisse |
| Consulat honoraire de Pologne à Bâle | Lange Gasse 90, 4052 Bâle061 826 46 02 | Démarches limitées |
| Consulat honoraire de Pologne à Lugano | Viale C. Cattaneo 1, 6900 Lugano079 226 19 64 | Démarches limitées |
Adresses et téléphones vérifiés sur les sites officiels en novembre 2026. Les horaires changent souvent : consultez le site de la représentation et prenez rendez-vous avant de vous déplacer.
Questions fréquentes : documents polonais
Faut-il traduire un acte de naissance polonais pour l’état civil suisse ?
Pas s’il s’agit du odpis wielojęzyczny : la Pologne et la Suisse appliquent la convention de Vienne de 1976, et ses rubriques sont déjà en français. Un odpis zupełny, rédigé seulement en polonais, doit en revanche être apostillé et traduit.
Qui peut traduire un acte suisse pour une transcription en Pologne ?
Selon l’ambassade : un traducteur assermenté inscrit sur la liste du ministère polonais de la Justice, un traducteur assermenté habilité dans un pays de l’Union européenne ou de l’EEE, ou le consul. La Suisse ne figure pas dans cette liste.
La transcription est-elle obligatoire ?
Elle est nécessaire pour qu’un événement survenu en Suisse figure au registre polonais, par exemple pour obtenir un numéro PESEL ou un passeport polonais pour un enfant.
Où faire apostiller un document polonais ?
Au ministère polonais des Affaires étrangères. L’extrait plurilingue d’état civil n’en a pas besoin pour la Suisse.
Qui certifie vos traductions de documents polonais ?
Nos traductions sont en principe certifiées par le tampon d’un traducteur assermenté. Si l’autorité exige une autre forme de certification, nous pouvons la fournir.
Un document polonais à traduire ?
Une photo suffit pour le devis.